Die Prokura ist eine besondere Art der Vertretungsvollmacht in einem Unternehmen. Prokuristinnen bzw. Prokuristen dürfen im Namen des Unternehmens rechtsgültig handeln und Verträge abschließen, ohne z. B. ständige Rücksprache mit der Geschäftsleitung halten zu müssen. Die Prokura verleiht zwar weitreichende Befugnisse, unterliegt aber dennoch gewissen rechtlichen Beschränkungen, z. B. dürfen damit keine grundlegenden Unternehmensentscheidungen wie die Änderung der Firma oder des Unternehmensgegenstandes getroffen werden.

Die Unternehmervollmacht berechtigt hingegen zur vollumfänglichen Vertretung in allen Unternehmensentscheidungen, inkl. Veräußerung oder Änderungen der z. B. im Handelsregister eingetragenen Unternehmensinformationen. Im Gegensatz zur Prokura greift die Unternehmervollmacht erst im Vorsorgefall und nicht bereits ab Ausstellung.

Fallen Sie als Selbstständige bzw. Selbstständiger aus und haben nicht frühzeitig eine rechtskonforme Unternehmervollmacht erteilt, muss das Gericht für die Zeit Ihres Ausfalles eine Betreuungsperson bestellen. Diese hat vorrangig als Aufgabe, Ihr bestehendes Unternehmensvermögen zu sichern und Risiken zu vermeiden. Somit kann es passieren, dass weder Neuaufträge akquiriert noch offene Außenstände eingeholt werden. Langfristig fehlen so wichtige Einnahmen, was im schlimmsten Fall zu fehlender Liquidität und letztendlich zur Insolvenz führen kann.

Grundsätzlich ist für die rechtswirksame Gültigkeit einer Unternehmervollmacht eine Beglaubigung nicht zwingend erforderlich.

Sollten Sie im Besitz eines Handelsgewerbes in Deutschland sein, empfehlen Juristinnen und Juristen allerdings mindestens eine öffentliche Unterschriftsbeglaubigung für den Vertretungsfall zu Lebzeiten bei einer deutschen Betreuungsbehörde durchzuführen. Mit einer öffentlich beglaubigten Vorsorgevollmacht inkl. gewerblicher Regelungen kann z. B. auch die Eintragungsbewilligung im Handelsregister nach § 12 Abs. 1 HGB (Bestellung eines Rechtsnachfolgers) erfolgen. Somit ist die öffentliche Beglaubigung durch eine deutsche Betreuungsbehörde der notariellen Beglaubigung gleichgestellt.

Eine öffentliche Beglaubigung ist bei einer deutschen Betreuungsbehörde für ca. lediglich 10 € möglich. Bei einer notariellen Beurkundung durch eine Notarin bzw. einen Notar wird nach Vermögenswert abgerechnet, was zu höheren Kosten führen kann.

Oftmals wünscht man sich, dass ein Familienmitglied die Vertretung im Unternehmen oder in der Selbstständigkeit übernimmt, welche jedoch vielleicht nicht die erforderlichen fachlichen Kenntnisse besitzt, Sie vollumfänglich zu vertreten. Dies ist kein Problem, denn diese Bereiche lassen sich aufteilen.

Sie können festlegen, wer organisatorisch handeln darf und wer gegebenenfalls zusätzlich für das operative Geschäft – mit entsprechender fachlicher Kenntnis – zu Rate gezogen und eingesetzt werden soll. Dies kann vor allem bei zulassungspflichtigen Berufen eine große Rolle spielen. Als z. B. Ärztin oder Arzt können Sie vorab eine Person mit der entsprechenden medizinischen Zulassung bestimmen, die von Ihrer erstbevollmächtigten Vertrauensperson – Ihrem Familienmitglied – eingesetzt wird, um sich im operativen Geschäft weiter um Ihre Patientinnen und Patienten kümmern zu können. Die Führung der Praxis bleibt allerdings weiterhin in den Händen Ihrer Vertrauensperson.

Um sichergehen zu können, dass alle Parteien Ihre Aufgaben kennen und auch ausführen können, ist es ratsam, frühzeitig Handlungsanweisungen vorzubereiten. In größeren Unternehmen macht es sogar Sinn, die Entscheidungskompetenzen für den Notfall auf mehrere Personen aufzuteilen.

Die JURA DIREKT Juristinnen und Juristen empfehlen, dass Ihre Steuerberatungskanzlei am besten vorab klärt, inwiefern die Möglichkeit besteht, die Kosten für die Erstellung der Unternehmervollmacht anteilig als Betriebsausgabe deklarieren zu können, da auch private Regelungen enthalten sind.

Grundsätzlich war dies aber nach Rückmeldung von Steuerberaterinnen und Steuerberatern, die JURA DIREKT Rechnungen zu Unternehmervollmachten geprüft haben, in Teilen meist möglich.